一、制作会议室清单
即把收集到的会议场所制作一个清单表，是好在清单上简要注 明酒店的条件好坏，这样便于对各个场所的比较和选择，便于筛选。
二、选择合适类型的会议室
依据酒店当地可提供的会议相关资源状况及该会议的程序、预计 的与会人数、与会人员的背景情况，以及整个会议的目的和与会者的喜好等因素来综合考虑。例如:是选择假型酒店还是商务型酒店?是选择市中心还是郊区?出入和交通是否便利?
三、根据会议类型来搭配会议室
例如:如果是表彰型会议或者奖励型会议就要有一定档次的会议室;如果是产品发布会就一定要有展厅的会议场所。
四、信息汇总
整理以上信息来对比分析，如果大概条件都适合的情况下，同时报价也较合理，则准备合同去现场参观。
五、去现场实地考察
这里提几点注意事项:
1、zui好与能做决策的人主管人员洽谈，以便洽谈成功后交易;
2、酒店客满的时候不要去参见，以便不给酒店带来不便;
3、最hao在酒店建议的日期去参观;
4、观测另一家酒店作为备选。